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［条例1］


 

 

 

　仙台市公文書等の管理に関する条例を公布する。
　   令和五年三月十四日
仙台市長　郡　和子
仙台市条例第一号
　　   仙台市公文書等の管理に関する条例
目次
　第一章　総則（第一条—第三条）
　第二章　公文書の管理（第四条—第十四条）
　第三章　歴史的公文書等の保存、利用等（第十五条—第三十三条）
　第四章　仙台市公文書館（第三十四条—第三十七条）
　第五章　雑則（第三十八条・第三十九条）
　附則
　　   第一章　総則
  （目的）
第 一条　この条例は、市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、市民共有の知的資源であることに鑑み、公文書管理の基本的事項を定めることにより、公文書の適正な管理並びに歴史的公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
  （定義）
第 二条　この条例において「公文書」とは、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
 
一 　官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
二 　博物館その他の市の機関において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの（歴史的公文書を除く。）
２ 　この条例において「歴史的公文書」とは、公文書のうち、歴史資料として重要なものとして第十一条第一項の規定により保存されているもの及び同条第四項の規定により市長に移管されたものをいう。
３ 　この条例において「歴史的公文書等」とは、次に掲げるものをいう。
 
一 　歴史的公文書
二 　法人その他の団体（本市を除く。以下「法人等」という。）又は個人から本市が設置する公文書館へ寄贈された文書、図画及び電磁的記録（公文書を除く。）
４ 　この条例において「実施機関」とは、市長、議会の議長、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、公営企業管理者及び消防長をいう。
  （他の法令等との関係）
第 三条　公文書及び歴史的公文書等の管理については、法令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。
　　   第二章　公文書の管理
  （公文書の管理に関する原則）
第 四条　実施機関の職員は、市の諸活動を市民に説明する責務を有することを認識し、事務の適正かつ能率的な執行に資するよう、公文書の作成、整理、保存等を適切に行わなければならない。
  （公文書の作成）
第 五条　実施機関の職員は、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、公文書を作成しなければならない。
  （整理等）
第 六条　実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する公文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物（以下「公文書ファイル」という。）にまとめなければならない。
２ 　実施機関は、別に定めるところにより、単独で管理することが適当であると認める公文書及び公文書ファイル（以下これらを「公文書ファイル等」という。）について分類し、名称を付するとともに、保存期間を設定しなければならない。
３ 　実施機関は、別に定めるところにより、前項の規定により設定した保存期間を延長することができる。
  （歴史的公文書選別基準）
第 七条　市長は、歴史資料として重要な公文書を選別するための基準を定めるものとする。
２ 　市長は、前項の基準（以下「歴史的公文書選別基準」という。）を定め、又は変更しようとするときは、あらかじめ仙台市公文書等管理・情報公開審議会条例（令和五年仙台市条例第二号）第一条第一項の規定により置かれる仙台市公文書等管理・情報公開審議会（以下「審議会」という。）の意見を聴かなければならない。
  （保存期間が満了したときの措置の定め）
第 八条　市長は、公文書ファイル等について、保存期間（第六条第三項の規定により延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。）の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史的公文書選別基準に該当するものにあっては引き続き保存する措置を、それ以外のものにあっては廃棄する措置をとるべきことを定めるものとする。
２ 　市長以外の実施機関は、必要に応じて市長と協議を行い、公文書ファイル等について、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史的公文書選別基準に該当するものにあっては市長へ移管する措置を、それ以外のものにあっては廃棄する措置をとるべきことを定めるものとする。
  （保存）
第 九条　実施機関は、公文書ファイル等について、当該公文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
  （公文書ファイル管理簿）
第 十条　実施機関は、公文書ファイル等の管理を適切に行うため、別に定めるところにより、公文書ファイル等の分類、名称、保存期間及び保存期間が満了したときの措置その他の必要な事項（仙台市情報公開条例（平成十二年仙台市条例第八十号。以下「情報公開条例」という。）第七条に規定する不開示情報に該当するものを除く。）を帳簿（以下「公文書ファイル管理簿」という。）に記載しなければならない。ただし、一年未満の保存期間が設定された公文書ファイル等については、この限りでない。
２ 　市長以外の実施機関は、毎年度、公文書ファイル管理簿を市長に提出しなければならない。
３ 　市長は、毎年度、各実施機関が作成した公文書ファイル管理簿を取りまとめ、公表しなければならない。
  （保存期間が満了した公文書の取扱い）
第 十一条　市長は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、第八条第一項の規定による定めに基づき、歴史的公文書として引き続き保存し、又は廃棄しなければならない。
２ 　市長は、前項の規定により引き続き保存する公文書ファイル等について、第十八条第四項第一号に掲げる場合に該当するものとして利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨を記録しなければならない。
３ 　市長は、第一項の規定により保存期間が満了した公文書ファイル等（市長が定めるものを除く。第六項において同じ。）を廃棄しようとするときは、市長が定めるところにより、あらかじめ当該公文書ファイル等が歴史的公文書選別基準に該当するか否かについて審議会の意見を聴くものとする。
４ 　市長以外の実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、第八条第二項の規定による定めに基づき、市長に移管し、又は廃棄しなければならない。この場合において、市長は、当該移管された公文書ファイル等を歴史的公文書として保存しなければならない。
５ 　市長以外の実施機関は、前項の規定により市長に移管する公文書ファイル等について、第十八条第四項第一号に掲げる場合に該当するものとして利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。
６ 　市長以外の実施機関は、第四項の規定により、保存期間が満了した公文書ファイル等を廃棄しようとするときは、市長が定めるところにより、あらかじめ市長に協議しなければならない。
７ 　市長は、前項の規定による協議があったときは、市長が定めるところにより、当該公文書ファイル等が歴史的公文書選別基準に該当するか否かについて審議会の意見を聴くものとする。
８ 　市長は、前項の審議会の意見を踏まえ、当該公文書ファイル等が歴史的公文書選別基準に該当すると認めるときは、当該公文書ファイル等を保有する実施機関に対し、市長へ移管する措置をとることを求めることができる。この場合において、当該実施機関は、当該公文書ファイル等を市長に移管することが適切であると認めるときは、第八条第二項の規定による定めを変更し、当該公文書ファイル等を市長に移管するものとする。
  （管理状況の公表）
第 十二条　市長以外の実施機関は、公文書ファイル管理簿の作成状況その他の公文書の管理の状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。
２ 　市長は、毎年度、各実施機関における公文書ファイル管理簿の作成状況その他の公文書の管理の状況を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。
  （管理体制の整備）
第 十三条　実施機関は、別に定めるところにより、公文書を適正に管理するために必要な体制を整備しなければならない。
  （適用除外）
第 十四条　この章の規定は、歴史的公文書には適用しない。
　　   第三章　歴史的公文書等の保存、利用等
  （歴史的公文書等の保存）
第 十五条　市長は、歴史的公文書等について、第三十二条第一項の規定により廃棄されるに至る場合を除き、永久に保存しなければならない。
２ 　市長は、歴史的公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
  （個人情報の取扱い）
第 十六条　市長は、歴史的公文書等に個人情報（生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。）が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。
  （目録の作成）
第 十七条　市長は、歴史的公文書等の分類、名称その他の歴史的公文書等の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。
  （歴史的公文書等の利用請求）
第 十八条　何人も、この条例の定めるところにより、前条の目録の記載に従い、市長に対し、歴史的公文書等の利用の請求（以下「利用請求」という。）をすることができる。
２ 　利用請求は、次に掲げる事項を記載した請求書（以下「利用請求書」という。）を市長に提出して行わなければならない。ただし、利用請求に係る歴史的公文書等に、公表を目的として作成し、又は取得した情報その他明らかに利用することができる情報が記載されている場合であって、市長が利用請求書の提出を要しないと認めたときは、市長が定める簡便な方法によることができる。
 
一 　利用請求をする者の氏名又は名称及び住所又は事務所若しくは事業所の所在地並びに法人その他の団体にあっては代表者の氏名
二 　前条の目録に記載された利用請求に係る歴史的公文書等の名称
３ 　市長は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求をした者（以下「利用請求者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
４ 　市長は、利用請求があったときは、次に掲げる場合を除き、当該利用請求に応じなければならない。
 
一 　当該利用請求に係る歴史的公文書等に次に掲げる情報が記録されている場合
 
イ 　情報公開条例第七条第一号に掲げる情報
ロ 　情報公開条例第七条第二号に掲げる情報
ハ 　情報公開条例第七条第三号に掲げる情報
ニ 　情報公開条例第七条第四号に掲げる情報
ホ 　情報公開条例第七条第六号イ及びホに掲げる情報
二 　当該利用請求に係る歴史的公文書等がその全部又は一部を一定の期間公にしないことを条件に法人等又は個人から寄贈されたものであって、当該期間が経過していない場合
三 　当該利用請求に係る歴史的公文書等の原本を利用に供することにより当該原本を破損し、若しくは汚損するおそれがある場合又は市長が修復作業その他の業務のために当該原本を現に使用している場合
５ 　市長は、利用請求に係る歴史的公文書等が前項第一号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該歴史的公文書等が作成され、又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該歴史的公文書等に第十一条第二項の規定による記録がされ、又は同条第五項の規定による意見が付されている場合には、当該記録又は意見を参酌しなければならない。
６ 　市長は、利用請求に係る歴史的公文書等の一部に第四項第一号イからホまでに掲げる情報又は同項第二号の条件に係る情報が記録されている場合において、当該情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができ、かつ、区分して除くことにより当該利用請求の趣旨が損なわれることがないと認められるときは、当該情報が記録されている部分以外の部分を利用させなければならない。
  （歴史的公文書等の利用請求に対する決定）
第 十九条　市長は、利用請求に係る歴史的公文書等の全部又は一部を利用させるときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨及び利用の実施に関し必要な事項を書面により通知しなければならない。
２ 　市長は、利用請求に係る歴史的公文書等の全部を利用させないときは、利用させない旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
  （利用決定等の期限）
第 二十条　前条の決定（以下「利用決定等」という。）は、利用請求があった日から十四日以内にしなければならない。ただし、第十八条第三項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 　市長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、前項に規定する期間を利用請求があった日から六十日を限度として延長することができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
  （利用決定等の期限の特例）
第 二十一条　利用請求に係る歴史的公文書等が著しく大量であるため、利用請求があった日から六十日以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障を生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、市長は、利用請求に係る歴史的公文書等のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの歴史的公文書等については相当の期間内に利用決定等をすれば足りる。この場合において、市長は、同条第一項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
 
一 　本条を適用する旨及びその理由
二 　残りの歴史的公文書等について利用決定等をする期限
  （本人情報の取扱い）
第 二十二条　市長は、第十八条第四項第一号ロの規定にかかわらず、同号ロに掲げる情報により識別される特定の個人（以下この条において「本人」という。）から、当該情報が記録されている歴史的公文書等について利用請求があった場合において、市長が定めるところにより本人であることを示す書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該歴史的公文書等につき同号ロに掲げる情報が記録されている部分についても、利用させなければならない。
  （第三者保護に関する手続）
第 二十三条　利用請求に係る歴史的公文書等に次に掲げる者以外の者（以下「第三者」という。）に関する情報が記録されている場合には、市長は、利用決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、利用請求に係る歴史的公文書等の名称その他市長が定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
 
一 　市
二 　国
三 　公文書等の管理に関する法律（平成二十一年法律第六十六号）第二条第二項に規定する独立行政法人等
四 　他の地方公共団体
五 　地方独立行政法人法（平成十五年法律第百十八号）第二条第一項に規定する地方独立行政法人
六 　利用請求者
２ 　市長は、第三者に関する情報が記録されている歴史的公文書等の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第七条第二号ロ又は第三号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定（以下「利用決定」という。）に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る歴史的公文書等の名称その他市長が定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。
３ 　市長は、歴史的公文書であって第十八条第四項第一号ニに該当するものとして第十一条第五項の規定により意見を付されたものについて利用決定をする場合には、あらかじめ、当該歴史的公文書を移管した実施機関に対し、利用請求に係る歴史的公文書の名称その他市長が定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。
４ 　市長は、第一項又は第二項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該歴史的公文書等を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該歴史的公文書等について利用決定をするときは、利用決定の日と利用させる日との間に少なくとも二週間を置かなければならない。この場合において、市長は、利用決定の後直ちに、当該意見書（以下「反対意見書」という。）を提出した第三者に対し、利用決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。
  （利用の方法）
第 二十四条　市長が歴史的公文書等を利用させる場合には、文書又は図画については閲覧又は写しの交付により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を勘案して市長が定める方法により行う。ただし、閲覧の方法により歴史的公文書等を利用させる場合にあっては、当該歴史的公文書等の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときに限り、その写しを閲覧させる方法により、これを利用させることができる。
  （費用の負担）
第 二十五条　前条の規定により歴史的公文書等の写しの交付（電磁的記録にあっては、これに準ずる方法として市長が定める方法を含む。）を受ける者は、当該写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。
  （行政不服審査法の適用除外）
第 二十六条　利用決定等又は利用請求に係る不作為に係る審査請求については、行政不服審査法（平成二十六年法律第六十八号）第九条第一項本文の規定は、適用しない。
  （審議会への諮問等）
第 二十七条　市長は、利用決定等又は利用請求に係る不作為について審査請求があったときは、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、遅滞なく、審議会に諮問しなければならない。
 
一 　審査請求が不適法であり、却下する場合
二 　裁決で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る歴史的公文書等の全部を利用させることとする場合（当該歴史的公文書等の利用について反対意見書が提出されている場合を除く。）
三 　審査請求が、審議会によって、市民の権利利益及び行政の運営に対する影響の程度その他当該事件の性質を勘案して、諮問を要しないものと認められたものである場合
２ 　市長は、前項の規定による諮問に対する答申があったときは、これを尊重して、同項の審査請求についての裁決を行わなければならない。
  （諮問をした旨の通知）
第 二十八条　市長は、前条第一項の規定により諮問をしたときは、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。
 
一 　審査請求人及び参加人（行政不服審査法第十三条第四項に規定する参加人をいう。以下同じ。）
二 　利用請求者（利用請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。）
三 　当該審査請求に係る歴史的公文書等の利用について反対意見書を提出した第三者（当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。）
  （第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続）
第 二十九条　第二十三条第四項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。
 
一 　利用決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決
二 　審査請求に係る利用決定等（利用請求に係る歴史的公文書等の全部を利用させる旨の決定を除く。）を変更し、当該審査請求に係る歴史的公文書等を利用させる旨の裁決（第三者である参加人が当該歴史的公文書等を利用させることに反対の意思を表示している場合に限る。）
  （利用の促進）
第 三十条　市長は、歴史的公文書等（第十八条の規定により利用させることができるものに限る。）について、展示その他の方法により積極的に一般の利用に供するよう努めなければならない。
  （移管元実施機関による利用の特例）
第 三十一条　歴史的公文書を移管した市長以外の実施機関が市長に対してそれぞれその所掌事務又は業務を遂行するために必要であるとして当該歴史的公文書について利用請求をした場合には、第十八条第四項第一号の規定は、適用しない。
  （歴史的公文書等の廃棄）
第 三十二条　市長は、歴史的公文書等として保存されている文書が歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、当該文書を廃棄することができる。
２ 　市長は、前項の規定により文書を廃棄するときは、あらかじめ審議会の意見を聴かなければならない。
  （歴史的公文書等の保存及び利用状況の公表）
第 三十三条　市長は、歴史的公文書等の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表しなければならない。
　　   第四章　仙台市公文書館
  （設置）
第 三十四条　歴史的公文書等を適切に保存し、及び市民の利用に供するため、公文書館法（昭和六十二年法律第百十五号）第五条第一項の規定に基づき、公文書館を設置する。
  （名称及び位置）
第 三十五条　公文書館の名称及び位置は、次のとおりとする。
 
名称 位置
仙台市公文書館 仙台市青葉区貝ケ森五丁目六番一号
   
  （事業）
第 三十六条　公文書館は、次に掲げる事業を行う。
 
一 　歴史的公文書等を保存し、一般の利用に供すること
二 　歴史的公文書等の保存及び利用に関する調査研究を行うこと
三 　歴史的公文書等の普及活動に関すること
四 　前三号に掲げるもののほか、第三十四条の目的を達成するために必要な事業に関すること
  （賠償）
第 三十七条　公文書館の建物、附属設備又は歴史的公文書等を損傷し、又は滅失した者は、その損害を賠償しなければならない。
　　   第五章　雑則
  （研修）
第 三十八条　実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
  （委任）
第 三十九条　この条例に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、市長が定める。
　　   附　則
  （施行期日）
１ 　この条例は、令和五年四月一日から施行する。ただし、次の各号に掲げる規定は、当該各号に定める日から施行する。
 
一 　第七条、第三章、第四章並びに附則第三項から第五項まで及び第七項の規定　令和五年七月三日
二 　第八条、第十条から第十二条まで及び次項の規定　令和六年四月一日
  （経過措置）
２ 　第八条及び第十条から第十二条までの規定は、これらの規定の施行の日以後に実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した公文書について適用する。
３ 　附則第一項第一号に掲げる規定の施行の際現に市長が歴史資料として重要であると認め特別に保存している文書、図画及び電磁的記録については、歴史的公文書等とみなす。
４ 　市長は、附則第一項第二号に掲げる規定の施行の日（次項において「第二号施行日」という。）前に職員が職務上作成し、又は取得した公文書であって保存期間が満了したものについて、歴史資料として重要なものと認めるものにあっては歴史的公文書として引き続き保存し、それ以外のものにあっては廃棄しなければならない。
５ 　市長以外の実施機関は、第二号施行日前に職員が職務上作成し、又は取得した公文書であって保存期間が満了したものについて、歴史資料として重要なものと認めるものにあっては市長に移管し、それ以外のものにあっては廃棄しなければならない。この場合において、市長は当該移管された公文書を歴史的公文書として保存しなければならない。
  （情報公開条例の一部改正）
６ 　情報公開条例の一部を次のように改正する。
  　目次中「第三十七条」を「第三十六条」に改める。
  　第三十四条を削り、第五章中第三十五条を第三十四条とし、第三十六条を第三十五条とし、第三十七条を第三十六条とする。
７ 　情報公開条例の一部を次のように改正する。
  　第二条第二号ロ中「博物館」の下に「、公文書館」を加える。

 

 

(総務局総務部文書法制課)

 

 

 

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　仙台市公文書等管理・情報公開審議会条例を公布する。
　   令和五年三月十四日
仙台市長　郡　和子
仙台市条例第二号
　　   仙台市公文書等管理・情報公開審議会条例
  （設置等）
第 一条　次の各号に掲げる諮問に応じ調査審議するため、仙台市公文書等管理・情報公開審議会（以下「審議会」という。）を置く。
 
一 　仙台市情報公開条例（平成十二年仙台市条例第八十号。以下「情報公開条例」という。）第十八条第一項及び仙台市公文書等の管理に関する条例（令和五年仙台市条例第一号。以下「公文書等管理条例」という。）第二十七条第一項の規定による諮問
二 　公文書等管理条例第七条第二項、第十一条第三項及び第七項並びに第三十二条第二項の規定による諮問
２ 　審議会は、前項の規定による調査審議を行うほか、情報公開に関する重要な事項並びに公文書及び歴史的公文書等の管理及び利用に関する重要な事項について審議し、市長に意見を述べることができる。
  （定義）
第 二条　この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
 
一 　諮問実施機関　情報公開条例第十八条第二項に規定する諮問実施機関をいう。
二 　開示決定等　情報公開条例第十二条第一項に規定する開示決定等をいう。
三 　公文書　情報公開条例第二条第二号に規定する公文書をいう。
四 　利用決定等　公文書等管理条例第二十条第一項に規定する利用決定等をいう。
五 　歴史的公文書等　公文書等管理条例第二条第三項に規定する歴史的公文書等をいう。
六 　開示請求　情報公開条例第六条第一項に規定する開示請求をいう。
七 　利用請求　公文書等管理条例第十八条第一項に規定する利用請求をいう。
八 　参加人　行政不服審査法（平成二十六年法律第六十八号）第十三条第四項に規定する参加人をいう。
  （組織及び委員）
第 三条　審議会は、委員五人以内をもって組織する。
２ 　委員は、学識経験を有する者その他市長が適当と認める者のうちから、市長が委嘱する。
３ 　委員の任期は三年とする。ただし、補欠の委員の任期は、前任者の残任期間とする。
４ 　委員は、再任されることができる。
５ 　委員は、職務上知り得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
  （会長）
第 四条　審議会に会長を置き、委員の互選によりこれを定める。
２ 　会長は、会務を総理し、審議会を代表する。
３ 　会長に事故があるとき又は会長が欠けたときは、会長があらかじめ指名する委員が、その職務を代理する。
  （会議）
第 五条　会長は、審議会の会議を招集し、その議長となる。
２ 　審議会の会議は、委員の過半数が出席しなければ開くことができない。
３ 　審議会の議事は、出席した委員の過半数をもって決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。
  （審査請求に関する諮問に係る調査権限）
第 六条　審議会は、第一条第一号に掲げる諮問があった場合において、必要があると認めるときは、諮問実施機関又は市長に対し、開示決定等に係る公文書又は利用決定等に係る歴史的公文書等の提示を求めることができる。この場合において、何人も、審議会に対し、その提示された公文書の開示を求めることができない。
２ 　諮問実施機関又は市長は、審議会から前項の規定による求めがあったときは、これを拒んではならない。
３ 　審議会は、必要があると認めるときは、諮問実施機関又は市長に対し、開示決定等に係る公文書又は利用決定等に係る歴史的公文書等に記録されている情報の内容を審議会の指定する方法により分類又は整理した資料を作成し、審議会に提出するよう求めることができる。
４ 　第一項及び前項に定めるもののほか、審議会は、審査請求に係る事件に関し、審査請求人、参加人、諮問実施機関又は市長（以下「審査請求人等」という。）に意見書又は資料の提出を求めること、適当と認める者にその知っている事実を陳述させることその他必要な調査をすることができる。
  （意見の陳述等）
第 七条　審議会は、審査請求人等から申出があったときは、当該審査請求人等に口頭で意見を述べる機会を与えなければならない。ただし、審議会がその必要がないと認めるときは、この限りでない。
２ 　審議会は、審査請求人等から申出があったときは、当該審査請求人等に意見書又は資料の提出を認めることができる。
３ 　審議会は、前項の規定により審査請求人等から意見書又は資料が提出された場合には、審査請求人等（当該意見書又は資料を提出した者を除く。）にその旨を通知するよう努めるものとする。
  （提出資料の閲覧等）
第 八条　審査請求人等は、審議会に対し、審議会に提出された意見書又は資料の閲覧又は写しの交付（以下この項及び次項において「閲覧等」という。）を求めることができる。この場合において、審議会は、第三者の利益を害するおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときでなければ、その閲覧等を拒むことができない。
２ 　審議会は、前項の規定による閲覧等について、日時及び場所を指定することができる。
３ 　第一項の規定により審議会に提出された意見書又は資料の写しの交付を受ける審査請求人又は参加人は、当該写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。
  （調査審議手続の非公開）
第 九条　第一条第一号に掲げる諮問に応じて審議会が行う調査審議の手続は、公開しない。
  （答申書の送付）
第 十条　審議会は、第一条第一号に掲げる諮問に対する答申をしたときは、答申書の写しを審査請求人及び参加人に送付するものとする。
  （公文書等の管理に関する諮問に係る調査権限）
第 十一条　審議会は、第一条第二号に掲げる諮問があった場合において、必要があると認めるときは、実施機関の職員その他の関係者に対し、出席を求めて意見若しくは説明を聴き、又は必要な資料の提出その他必要な協力を求めることができる。
  （委任）
第 十二条　この条例に定めるもののほか、審議会の調査審議の手続に関し必要な事項は、会長が審議会に諮って定める。
　　   附　則
  （施行期日）
１ 　この条例は、令和五年七月三日から施行する。
  （経過措置）
２ 　この条例の施行後最初に委嘱される審議会の委員の任期は、第三条第三項の規定にかかわらず、令和八年六月三十日に満了する。
３ 　この条例の施行の際現に次項の規定による改正前の情報公開条例（以下この項において「旧条例」という。）第二十一条第一項の規定により置かれた仙台市情報公開審査会（以下この項及び附則第五項において「旧審査会」という。）の委員である者又はこの条例の施行前において旧審査会の委員であった者に係る旧条例第二十二条第五項の規定による職務上知り得た秘密を漏らしてはならない義務については、この条例の施行後も、なお従前の例による。
  （情報公開条例の一部改正）
４ 　情報公開条例の一部を次のように改正する。
  　目次中
 
「     
  第三節　仙台市情報公開審査会（第二十一条—第二十四条）  
  第四節　審査会の審査請求に係る調査審議の手続（第二十五条—第三十条）  
     」
  を削り、
  「第三十一条—第三十三条」を「第二十一条—第二十三条」に、「第三十四条—第三十六条」を「第二十四条—第二十六条」に改める。
  　第十八条の見出し中「審査会」を「審議会」に改め、同条第一項中「仙台市情報公開審査会」を「仙台市公文書等管理・情報公開審議会条例（令和五年仙台市条例第二号）第一条第一項の規定により置かれる仙台市公文書等管理・情報公開審議会」に改める。
  　第三章第三節及び第四節を削る。
  　第四章中第三十一条を第二十一条とし、第三十二条を第二十二条とし、第三十三条を第二十三条とする。
  　第五章中第三十四条を第二十四条とし、第三十五条を第二十五条とし、第三十六条を第二十六条とする。
  （情報公開条例の一部改正に伴う経過措置）
５ 　この条例の施行前に旧審査会にされた諮問でこの条例の施行の際当該諮問に対する答申がされていないものは審議会にされた諮問とみなし、当該諮問について旧審査会がした調査審議の手続は審議会がした調査審議の手続とみなす。

 

 

(総務局総務部文書法制課)

 

 

 

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　仙台市個人情報の保護に関する法律の施行に関する条例を公布する。
　   令和五年三月十四日
仙台市長　郡　和子
仙台市条例第三号
　　   仙台市個人情報の保護に関する法律の施行に関する条例
  （趣旨）
第 一条　この条例は、個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号。以下「法」という。）の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
  （定義）
第 二条　この条例で使用する用語は、法及び個人情報の保護に関する法律施行令（平成十五年政令第五百七号。以下「令」という。）において使用する用語の例による。
  （小規模個人情報ファイル簿の作成及び公表）
第 三条　実施機関（市長、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、公営企業管理者及び消防長をいう。以下同じ。）は、本人の数が令第二十条第二項に定める数未満の個人情報ファイルについて、法第七十四条第一項第一号から第七号まで、第九号及び第十号並びに令第二十一条第六項各号に掲げる事項を記載した帳簿（第三項において「小規模個人情報ファイル簿」という。）を作成し、公表しなければならない。
２ 　前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
 
一 　法第七十四条第二項第一号から第八号まで及び第十号に掲げる個人情報ファイル
二 　前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの
三 　前号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして規則で定める個人情報ファイル
３ 　第一項の規定にかかわらず、実施機関は、記録項目の一部若しくは法第七十四条第一項第五号若しくは第七号に掲げる事項を小規模個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを小規模個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを小規模個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。
  （開示請求の手続）
第 四条　開示請求書には、法第七十七条第一項各号に掲げる事項のほか、市長が定める事項を記載するものとする。
  （開示決定等の期限）
第 五条　開示決定等は、開示請求があった日から十四日以内にしなければならない。ただし、法第七十七条第三項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 　前項の規定にかかわらず、実施機関は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を三十日以内に限り延長することができる。この場合において、実施機関は、開示請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
  （開示決定等の期限の特例）
第 六条　開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から四十四日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、実施機関は、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りる。この場合において、実施機関は、同条第一項に規定する期間内に、開示請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
 
一 　この条の規定を適用する旨及びその理由
二 　残りの保有個人情報について開示決定等をする期限
  （開示請求に係る手数料）
第 七条　法第八十九条第二項の規定により納付しなければならない手数料の額は、無料とする。
２ 　法第八十七条第一項の規定により文書又は図画の写しの交付（電磁的記録にあっては、これに準ずる方法として規則で定める方法を含む。）を受ける者は、当該写しの交付に要する費用を負担しなければならない。
  （訂正請求の手続）
第 八条　訂正請求書には、法第九十一条第一項各号に掲げる事項のほか、市長が定める事項を記載するものとする。
  （利用停止請求の手続）
第 九条　利用停止請求書には、法第九十九条第一項各号に掲げる事項のほか、市長が定める事項を記載するものとする。
  （行政機関等匿名加工情報の利用に係る手数料）
第 十条　法第百十九条第三項の規定により納付しなければならない手数料の額は、二一、〇〇〇円に次に掲げる額の合計額を加算した額とする。
 
一 　行政機関等匿名加工情報の作成に要する時間一時間までごとに三、九五〇円
二 　行政機関等匿名加工情報の作成の委託を受けた者に対して支払う額（当該委託をする場合に限る。）
２ 　法第百十九条第四項の規定により納付しなければならない手数料の額は、次の各号に掲げる行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結する者の区分に応じ、当該各号に定める額とする。
 
一 　次号に掲げる者以外の者　法第百十五条の規定により当該行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結する者が法第百十九条第三項の規定により納付しなければならない手数料の額と同一の額
二 　法第百十五条（法第百十八条第二項において準用する場合を含む。）の規定により当該行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者　一二、六〇〇円
  （審議会への諮問）
第 十一条　実施機関は、次のいずれかに該当する場合において、個人情報の適正な取扱いを確保するため専門的な知見に基づく意見を聴くことが特に必要であると認めるときは、仙台市個人情報保護審議会に諮問することができる。
 
一 　この条例の規定を改正し、又は廃止しようとする場合
二 　法第六十六条第一項の規定に基づき講ずる措置の基準を定めようとする場合
三 　前二号に掲げる場合のほか、実施機関における個人情報の取扱いに関する運用上の細則を定めようとする場合
  （設置）
第 十二条　次に掲げる事務を行うため、仙台市個人情報保護審議会（以下「審議会」という。）を置く。
 
一 　法第百五条第三項において準用する同条第一項及び仙台市議会の個人情報の保護に関する条例（令和五年仙台市条例第二十九号）第四十五条第一項の規定による諮問に応じ審査請求について調査審議すること
二 　前条及び仙台市議会の個人情報の保護に関する条例第五十条の規定による諮問に応じ調査審議すること
三 　行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成二十五年法律第二十七号）第二十八条第一項に規定する評価書に関する事項について調査審議すること
  （組織及び委員）
第 十三条　審議会は、委員五人以内をもって組織する。
２ 　委員は、学識経験を有する者その他市長が適当と認める者のうちから、市長が委嘱する。
３ 　委員の任期は、三年とする。ただし、補欠の委員の任期は、前任者の残任期間とする。
４ 　委員は、再任されることができる。
５ 　委員は、職務上知り得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
  （会長）
第 十四条　審議会に会長を置き、委員の互選によりこれを定める。
２ 　会長は、会務を総理し、審議会を代表する。
３ 　会長に事故があるとき又は会長が欠けたときは、会長があらかじめ指名する委員が、その職務を代理する。
  （会議）
第 十五条　会長は、審議会の会議を招集し、その議長となる。
２ 　審議会の会議は、委員の過半数が出席しなければ開くことができない。
３ 　審議会の議事は、出席した委員の過半数をもって決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。
  （審議会の調査権限）
第 十六条　審議会は、第十二条第一号に掲げる事務を行う場合において、必要があると認めるときは、諮問実施機関（法第百五条第三項において準用する同条第一項の規定により諮問をした実施機関及び仙台市議会の個人情報の保護に関する条例第四十五条第一項の規定により諮問をした議会の議長をいう。以下同じ。）に対し、開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に係る保有個人情報の提示を求めることができる。この場合において、何人も、審議会に対し、その提示された保有個人情報の開示を求めることができない。
２ 　諮問実施機関は、審議会から前項の規定による求めがあったときは、これを拒んではならない。
３ 　審議会は、第一項前段に規定する場合において、必要があると認めるときは、諮問実施機関に対し、開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に係る保有個人情報の内容及び当該開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等をした理由を審議会の指定する方法により分類又は整理した資料を作成し、審議会に提出するよう求めることができる。
４ 　第一項及び前項に定めるもののほか、審議会は、第一項前段に規定する場合において、審査請求に係る事件に関し、審査請求人、参加人又は諮問実施機関（以下「審査請求人等」という。）に意見書又は資料の提出を求めること、適当と認める者にその知っている事実を陳述させ又は鑑定を求めることその他必要な調査をすることができる。
５ 　第一項及び前二項に定めるもののほか、審議会は、必要があると認めるときは、実施機関の職員その他の関係者に対し、出席を求めて意見若しくは説明を聴き、又は必要な資料の提出その他必要な協力を求めることができる。
  （意見の陳述等）
第 十七条　審議会は、審査請求人等から申出があったときは、当該審査請求人等に口頭で意見を述べる機会を与えなければならない。ただし、審議会がその必要がないと認めるときは、この限りでない。
２ 　審議会は、審査請求人等から申出があったときは、当該審査請求人等に意見書又は資料の提出を認めることができる。
３ 　審議会は、前項の規定により審査請求人等から意見書又は資料が提出された場合には、審査請求人等（当該意見書又は資料を提出した者を除く。）にその旨を通知するよう努めるものとする。
  （提出資料の閲覧等）
第 十八条　審査請求人等は、審議会に対し、審議会に提出された意見書又は資料の閲覧又は写しの交付（以下この項及び次項において「閲覧等」という。）を求めることができる。この場合において、審議会は、第三者の利益を害するおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときでなければ、その閲覧等を拒むことができない。
２ 　審議会は、前項の規定による閲覧等について、日時及び場所を指定することができる。
３ 　第一項の規定により審議会に提出された意見書又は資料の写しの交付を受ける審査請求人又は参加人は、当該写しの交付に要する費用を負担しなければならない。
  （審査請求に係る調査審議手続の非公開)
第 十九条　第十二条第一号に掲げる事務の手続は、公開しない。
  （答申書の送付）
第 二十条　審議会は、第十二条第一号の規定による諮問に対する答申をしたときは、答申書の写しを審査請求人及び参加人に送付するものとする。
  （委任）
第 二十一条　第十二条から前条までに定めるもののほか、審議会の調査審議の手続に関し必要な事項は、会長が審議会に諮って定める。
２ 　前項に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、市長が定める。
　　   附　則
  （施行期日）
第 一条　この条例は、令和五年四月一日から施行する。
  （仙台市個人情報保護条例の廃止）
第 二条　仙台市個人情報保護条例（平成十六年仙台市条例第四十九号。以下「旧条例」という。）は、廃止する。
  （経過措置）
第 三条　次に掲げる者に係る旧条例第三条第二項又は第十三条第三項の規定によるその業務に関して知り得た旧条例第二条第一号に規定する個人情報（以下「旧個人情報」という。）の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない義務については、この条例の施行後も、なお従前の例による。
 
一 　この条例の施行の際現に旧条例第二条第四号に規定する実施機関（以下「旧実施機関」という。）の職員である者（以下「旧実施機関の職員である者」という。）又はこの条例の施行前において旧実施機関の職員であった者（以下「旧実施機関の職員であった者」という。）のうち、この条例の施行前において旧個人情報の取扱いに従事していた者
二 　この条例の施行前において旧実施機関から旧個人情報の取扱いの委託を受けた業務に従事していた者
２ 　この条例の施行の日前に旧条例第十六条第一項、第二十九条第一項又は第三十六条第一項の規定による請求がされた場合における旧条例に規定する旧個人情報の開示、訂正及び利用停止については、なお従前の例による。
３ 　この条例の施行の際現に旧条例第四十四条第一項に規定する仙台市個人情報保護審議会（以下「旧審議会」という。）の委員である者は、その際第十三条第二項の規定により審議会の委員に委嘱されたものとみなし、その任期は、同条第三項の規定にかかわらず、同項の任期からその者が旧審議会の委員として在任した期間を控除した期間とする。
４ 　この条例の施行の際現に旧審議会の委員である者又はこの条例の施行前において旧審議会の委員であった者に係る旧条例第四十五条第五項の規定による職務上知り得た秘密を漏らしてはならない義務については、この条例の施行後も、なお従前の例による。
５ 　この条例の施行前に旧審議会にされた諮問は審議会にされた諮問とみなし、当該諮問について旧審議会がした調査審議の手続は審議会がした調査審議の手続とみなす。
６ 　次に掲げる者が、正当な理由がないのに、この条例の施行前において旧実施機関が保有していた個人の秘密に属する事項が記録された公文書（旧条例第二条第六号に規定する公文書をいう。次項及び第八項において同じ。）であって、個人の氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を容易に検索し得る状態で体系的に旧個人情報を記録したもの（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。）をこの条例の施行後に提供したときは、二年以下の懲役又は百万円以下の罰金に処する。
 
一 　旧実施機関の職員である者又は旧実施機関の職員であった者
二 　第一項第二号に掲げる者
７ 　前項各号に掲げる者が、正当な理由がないのに、この条例の施行前において旧実施機関が保有していた個人の秘密に属する事項が記録された公文書であって、同項に規定するもの以外のもの（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。）をこの条例の施行後に提供したときは、一年以下の懲役又は五十万円以下の罰金に処する。
８

　第六項各号に掲げる者が、その事務に関して知り得た旧個人情報であって、この条例の施行前において旧実施機関が保有していた公文書に記録されたものをこの条例の施行後に自己若しくは第三者の不正な利益を図る目的で提供し、又は盗用したときは、一年以下の懲役又は五十万円以下の罰金に処する。
９ 　この条例の施行前にした行為に対する旧条例の規定による罰則の適用については、なお従前の例による。
  （仙台市政務活動費の交付及び使途の公開に関する条例の一部改正）
第 四条　仙台市政務活動費の交付及び使途の公開に関する条例（平成十三年仙台市条例第三十三号）の一部を次のように改正する。
  　第十二条第三項及び第十二条の二中「非開示情報」を「不開示情報」に改める。
  （仙台市情報公開条例の一部改正）
第 五条　仙台市情報公開条例（平成十二年仙台市条例第八十号）の一部を次のように改正する。
  　第七条、第八条第一項、第九条及び第十条中「非開示情報」を「不開示情報」に改める。
  　第十二条第一項中「の翌日から起算して十四日以内」を「から十四日以内」に改め、同条第二項中「の翌日から起算して六十日」を「から六十日」に改める。
  　第十三条中「の翌日から起算して六十日以内」を「から六十日以内」に改める。
  　第十五条第一項中「視聴、閲覧、写しの交付その他電磁的記録の種別」を「その種別」に改め、同条第二項中「又は視聴」を削る。
  　第十六条第一項中「（仙台市個人情報保護条例（平成十六年仙台市条例第四十九号）を除く。以下この条において同じ。）」を削る。
  　第十七条中「写しの交付その他」を「、」に改める。

 

 

(総務局総務部文書法制課)

 

 

 

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