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［消防局訓令］


 

 

 

仙台市消防局訓令第三号
　仙台市消防活動基本規程の一部を改正する訓令を次のように定める。
　   令和六年三月二十五日
仙台市消防局長　結城　由夫
　　   仙台市消防活動基本規程の一部を改正する訓令
　仙台市消防活動基本規程（平成十三年仙台市消防局訓令第五号）の一部を次のように改正する。
　第四条第四項第二号中「及び救急担当部長」を削り、同項第三号を同項第四号とし、同項第二号の次に次の一号を加える。
　三　救急副本部長　救急部長
　第四条第五項中第四号を削り、第五号を第四号とし、第六号を第五号とし、同号の次に次の一号を加える。
　六　救急班長　救急企画課長又は救急指導課長
　第五条第三項中「危機管理を担当する主幹」を「同課の担当課長（情報通信調整担当課長を除く。次項において「担当課長」という。）」に改め、同条第四項中「危機管理を担当する主幹」を「担当課長」に改め、同項第二号中「警防部指令課に」を「同課に」に改める。
　第八条第三項中「警防第一担当課長及び警防第二担当課長」を「担当課長」に改める。
　第九条第二項中「警防第一（第二）担当課長」を「担当課長」に改める。
　第十条第三項中「警防第一担当課長及び警防第二担当課長」を「担当課長」に改め、同条第四項第三号中「もの」を「者」に改める。
　第十九条中「等」を「その他必要があると認めるとき」に改める。
　第三十三条第一項及び第三項中「第三十六条第七項」を「第三十六条第八項」に改める。
　　   附　則
　この訓令は、令和六年四月一日から施行する。

 

 

(消防局警防部警防課)

 

 

 

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仙台市消防局訓令第十一号
　仙台市消防局公文書管理規程を次のように定める。
　   令和六年三月二十九日
仙台市消防局長　結城　由夫
　　   仙台市消防局公文書管理規程
　仙台市消防局行政文書取扱規程（平成十九年仙台市消防局訓令第十七号）の全部を改正する。
  （趣旨）
第 一条　この訓令は、仙台市公文書等の管理に関する条例（令和五年仙台市条例第一号。以下「条例」という。）に基づき、消防局における公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
  （定義）
第 二条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
 
一 　課等　次に掲げる組織をいう。
 
イ 　仙台市消防局の組織に関する規則（昭和三十八年仙台市規則第四十一号）に規定する課（警防部消防航空隊を含む。）
ロ 　仙台市消防署の組織に関する規程（昭和三十八年仙台市消防局訓令第三号）に規定する消防署（宮城消防署を除く。）の課及び消防分署並びに宮城消防署
二 　文書事務管理課　総務部総務課
２ 　前項に定めるもののほか、この訓令において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。
  （文書事務の総括等）
第 三条　文書事務管理課の長（以下「文書事務管理課長」という。）は、消防局における公文書の管理に関する事務（以下「文書事務」という。）を総括し、文書事務が適正かつ円滑に行われるよう必要な指導及び調整を行う。
  （文書管理責任者）
第 四条　課等における文書事務を統括するため、課等に文書管理責任者を置き、課等の長をもって充てる。
２ 　文書管理責任者（前項の規定により置かれた文書管理責任者をいう。以下同じ。）に事故があるときは、あらかじめその指名する者が、その職務を代理する。
  （文書主任）
第 五条　課等における公文書の適正な管理を図るため、課等に文書主任を置き、当該課等の庶務を担当する係の長をもって充てる。ただし、係を置かない課等及び庶務を行わない課等においては、職員の中から文書管理責任者が指名するものとする。
２ 　前項の規定にかかわらず、複数の課等に係る庶務を一の課等で行う場合においては、庶務を行わない課等の文書管理責任者は、当該複数の課等に係る庶務を行う課等（以下この項において「庶務担当課」という。）の文書管理責任者の承認を得て、当該庶務を行わない課等に文書主任を置かないことができる。この場合において、文書主任を置かない課等における文書主任の事務は、庶務担当課の文書主任が行うものとする。
３ 　文書主任は、文書管理責任者の命を受けて、課等における次の各号に掲げる事務を行うものとする。
 
一 　文書事務の点検、指導及び改善に関すること
二 　公文書の受領、収受、配付及び発送に関すること
三 　起案文書（起案に係る公文書をいい、添付文書（施行文案、事案に関係する公文書その他の添付資料をいう。）を含むものとする。）の形式の審査に関すること
四 　公文書の分類、整理、保管及び引継ぎに関すること
五 　歴史的公文書選別基準に該当する公文書ファイル等の選別に関すること
六 　公文書の保存及び廃棄に関すること
七 　前各号に掲げるもののほか、課等における公文書の取扱いに関すること
  （文書副主任）
第 六条　文書主任の事務を補佐するため、課等に文書副主任を置き、課等の職員の中から文書管理責任者が指名した者をもって充てる。ただし、前条第二項前段の規定により、文書主任を置かないこととした場合には、この限りでない。
２ 　文書主任に事故があるときは、文書副主任がその職務を代理する。
  （公文書の作成）
第 七条　文書管理責任者は、公文書が適切に作成されるよう、職員に対し必要な指示を行うものとする。
２ 　職員は、事案に係る意思決定を行う場合には、あらかじめ公文書を作成し、所定の決裁を受けなければならない。ただし、緊急の事案又は軽易な事案については、この限りでない。
３ 　職員は、前項ただし書の規定により、緊急の事案（軽易なものを除く。）について公文書を作成しないで意思決定を行った場合には、事後に当該事案について公文書を作成しなければならない。
  （分類、名称等）
第 八条　公文書ファイル等は、条例第六条第二項の規定により、事務又は事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。
２

　条例第十条第一項の規定により公文書ファイル管理簿に記載しなければならない事項は、次に掲げる事項とする。
 
一 　公文書ファイル等の名称
二 　公文書ファイル等の分類番号及び分類名
三 　公文書ファイル等を所管する課等の名称
四 　公文書ファイル等の保存期間
五 　前号の保存期間が満了したときの措置
六 　前各号に掲げるもののほか、文書事務管理課長が必要と認める事項
３ 　文書事務管理課長は、消防局において共通の名称、保存期間等を定めることが適当であると認める公文書ファイル等につき、その分類、名称、保存期間及び保存期間が満了したときの措置その他必要な事項を定めることができる。
  （保存期間の設定）
第 九条　公文書ファイル等の保存期間は、別表に定める基準に従い、その重要度、利用可能性等を考慮して、文書管理責任者が定めるものとする。
２ 　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる公文書ファイル等の保存期間は、当該各号に定める期間とする。
 
一 　法律若しくはこれに基づく命令又は条例その他の規定（以下この号において「法令等」という。）に保存期間の定めがある公文書により構成される公文書ファイル等　当該法令等に定める期間
二 　次のいずれかの公文書により構成される公文書ファイル等　当該公文書ファイル等に係る事案を遂行する上で保存する必要があると認めて文書管理責任者が定める一年未満の期間
 
イ 　別途、正本又は原本が管理されている公文書の写し
ロ 　定型的又は日常的な業務連絡、日程表等
ハ 　出版物等を編集した公文書
ニ 　事実関係の問合せへの応答に係る公文書
ホ 　明白な誤り等により正確性の観点から利用に適さなくなった公文書
ヘ 　他の公文書の作成の補助に用いるために一時的に作成した公文書
ト 　イからヘまでに掲げるもののほか、特に軽易な公文書であって一年以上の保存期間を定める必要がないもの
三 　前条第三項の規定により文書事務管理課長が消防局において共通の名称、保存期間等を定めることが適当であると認めた公文書ファイル等　文書事務管理課長が定める期間
  （保存期間の起算）
第 十条　公文書ファイル等の保存期間は、次の各号に掲げる公文書ファイル等の区分に応じ当該各号に定める日（以下この条において「完結日」という。）の属する年度の翌年度の四月一日から起算するものとする。ただし、暦年ごとに整理し保管する公文書ファイル等にあっては、完結日の属する年の翌年の一月一日から起算するものとする。
 
一 　次号及び第三号に規定する公文書ファイル等以外の公文書ファイル等　当該公文書ファイル等を構成する公文書の処理が完結した日
二 　事務又は事業に常時利用するものとして継続的に保存すべき公文書により構成される公文書ファイル等　常時利用する必要がなくなった日
三 　年度を超えて継続する事案に関する一連の公文書により構成される公文書ファイル等　当該事案が終了した日
２ 　前項の規定にかかわらず、前条第二項第二号に掲げる公文書ファイル等の保存期間については、当該公文書ファイル等の完結日から起算するものとする。
  （保存期間の延長）
第 十一条　文書管理責任者は、所管する公文書ファイル等を構成する公文書が次の各号に掲げるものに該当するときは、当該各号に定める期間が経過する日までの間、条例第六条第三項の規定に基づき、当該公文書ファイル等の保存期間を延長しなければならない。この場合において、一の区分に該当する公文書ファイル等を構成する公文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、当該公文書ファイル等の保存期間を延長しなければならない。
 
一 　現に監査、検査等の対象となっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの期間
二 　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの期間
三 　現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して一年間
四 　個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）第七十六条第二項に規定する開示請求、同法第九十条第二項に規定する訂正請求若しくは同法第九十八条第二項に規定する利用停止請求又は仙台市情報公開条例（平成十二年仙台市条例第八十号）第六条第一項に規定する開示請求があったもの　これらの請求に対する決定の日の翌日から起算して一年間
五 　前各号に掲げるもののほか、職務の遂行上保存期間の延長が必要であると認められるもの　当該職務の遂行上必要となる期間
  （保存期間が満了したときの措置の定め）
第 十二条　文書管理責任者は、条例第八条第一項の規定に基づき、所管する公文書ファイル等について、保存期間（前条の規定により延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。）の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２ 　文書管理責任者は、前項の措置を定めるに当たっては、必要に応じ、文書事務管理課長に助言を求めることができる。
３ 　文書事務管理課長は、第一項の規定により文書管理責任者が定めた措置につき歴史的公文書選別基準に照らして疑義があると認められる場合には、当該文書管理責任者と協議を行うものとする。
  （保管）
第 十三条　文書管理責任者は、所管する公文書ファイル等について、当該公文書ファイル等の保存期間が満了する日までの間、適切な管理を行うことができる場所において保管するものとする。
２ 　文書管理責任者は、所管する公文書ファイル等を構成する公文書のうち当該公文書の適切な保管が必要と認められるもの（以下この項において「原文書」という。）について、文書事務管理課長が別に定める基準により、原文書と内容を同じくする同一又は他の種別の公文書を作成し、これを原文書に代えて保管することができる。
  （保存期間が満了する公文書ファイル等の取扱い）
第 十四条　第十二条第一項の措置を定めた公文書ファイル等について、保存期間が満了するときは、文書管理責任者は、当該措置の適否について改めて検討を行い、必要に応じこれを変更するものとする。
２ 　文書管理責任者は、前項の規定に基づき検討を行った公文書ファイル等の分類、名称、保存期間及び保存期間が満了したときの措置その他総務局総務部文書法制課長（以下「文書法制課長」という。）が定める事項を、文書事務管理課長を経由して文書法制課長に報告し、当該公文書ファイル等の取扱いについて協議しなければならない。
３ 　前項の規定により協議した公文書ファイル等について、審議会が廃棄すべきでない旨の意見を述べた場合は、当該公文書ファイル等を所管する文書管理責任者は、当該意見を尊重し、当該公文書ファイル等を廃棄する措置の定めを変更し、又は当該公文書ファイル等の保存期間を延長するものとする。
  （歴史的公文書の移管）
第 十五条　文書管理責任者は、所管する公文書ファイル等のうち、保存期間が満了したもので、第十二条第一項の規定により歴史的公文書として引き続き保存する措置を採るべきことを定めたもの（前条第一項又は第三項の規定により、当該措置を採るべきものとして保存期間が満了したときの措置の定めが変更されたものを含む。）を、文書法制課長に移管しなければならない。
２ 　文書管理責任者は、前項の規定により文書法制課長に移管する公文書ファイル等について、分類、名称その他歴史的公文書の適切な保存及び利用に資するために必要な事項を、文書法制課長に報告しなければならない。
３ 　文書管理責任者は、第一項の規定により文書法制課長に移管する公文書ファイル等について、条例第十八条第四項第一号に掲げる場合に該当するものとして利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。
  （管理状況の報告）
第 十六条　文書管理責任者は、所管する公文書ファイル等の管理の状況について、毎年度、点検を行い、その結果を文書事務管理課長の指定する期日までに文書事務管理課長に報告しなければならない。
２ 　文書事務管理課長は、前項の規定により報告を受けた点検の結果を取りまとめ、文書法制課長に報告するものとする。
  （研修）
第 十七条　文書事務管理課長は、公文書の適正な管理を図るため、文書事務に関し必要な研修を行うものとする。
  （委任）
第 十八条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、消防局長が別に定める。
　　   附　則
　この訓令は、令和六年四月一日から施行する。

 

 

(消防局総務部総務課)

 

 

 

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