平成30年7月24日

 

（1）フリーアドレス制を導入する部署の職員は何人か

（財政企画課長）

財政企画課、財政課、本庁舎建替準備室、合わせて30名程度になります。

 

（2）フリーアドレス制の実施にかかる予算を伺う

（財政企画課長）

今回試行するにあたりまして、大体200万円ほど机の購入費等々の経費がかかっています。

 

（3）取り組みのねらいを考えるとまちづくり政策局や経済局で実施してもよいと思われるが、財政局で試行する理由を伺う

本庁舎の建て替えについて先ほど言及しましたけれども、どのようなワークプレイスがいいのだろうかということを考慮する上での取り掛かりと言いましょうか、検討の初めとしてやってみようということになったものですから、本庁舎建替準備室をまずは試行対象にして、連なる財政局でということになりました。

 

（4）試行する局を拡大する予定はあるのか

どういうような形になるのか私もすごく興味津々でいるのですが、8月1日からどのように職場が変わるか、そこで仕事をしていてどのように変わってくるのか、本庁舎内の他の部局もいろんな目を向けてくれると思います。そういう意味においては、各部局の特性、業務内容に適したものを、後々にそれぞれから提案してくれるかもしれません。その場合は、いろいろなところで試行していこうかと考えているところです。

 

（5）複数の局にまたがって試行することはあるのか

そういうこともあり得るかもしれませんね。

 

（6）参考にした他自治体の取り組みはあるか

（財政企画課長）

参考にしている他都市ですが、実際にワークプレイス改革を本格的にやっているところというのは、どちらかというと規模の小さい自治体が庁舎の建て替えに併せて導入をしているという事例は把握しています。ただ政令指定都市の中で言いますと、そこまで全体的にやっているところは実はありませんで、神戸市さんなどが一部の部署で導入をされているということは参考にしています。

先ほどのご質問のように局をまたいでとか、もう少し広い範囲でというところは、おそらく規模の小さい自治体だと意外とそういうことは非常にやりやすいのかと思うのですが、実際のところは場所的な問題、同じフロアに同じ局が入るかといったところなど、物理的なところでなかなかできないところも生じてくると思いますので、われわれの規模感で言うと、局をまたいでというのは物理的に難しいかと思っています。

国の方でも総務省で、まさにこのワークプレイス改革を推進している部署で導入しているという事例もあります。

 

（7）この取り組みが業務の生産性の向上や、働きやすい職場作りなどに具体的にどのようにつながるのか伺う

目に見えるところでは、まずはハードからの改革ということになるわけですけれども、そのハードが変わることによって職員の皆さんたちの内心と言うのでしょうか、いろいろな意識が変わってくることにも期待したいと思っています。

今回は財政局の中でということですけれども、局長も局長室から出て、職員一人一人、部下の顔が見えるところでごちゃ混ぜになって仕事をすることになります。各人が何をしているのか、そしてまたどのような課題を持っているのか、あるいはより良いものになるようにどのように議論が進んでいくのかというようなことも含めて、これはいろいろなものが生まれてくるのだろうと期待しているところです。効率も上がるのではないかと期待しての取り組みです。

 

（8）新しい庁舎はフリーアドレス制を導入する前提なのか

まずやってみてですけれど、より良い効果が生じてくることを期待し、新しい庁舎の建て替えについてはそういうようなことも検討の一つになるのではないか。まだ本格的議論はこれから先になりますけれども、そうなるのではないかと期待をし、取り組むということです。

 

（9）フリーアドレス制を導入しても座る席が固定化してくるという話もあるが、そうならないための工夫があれば伺う

どうでしょうか。少し話が離れますけれども、私が以前ドイツでとても業績の良い企業を視察させていただいたときにもフリーアドレス制でした。本当に毎日仕事をする場所が違っていたりするのですけれど、問題はないのかいろいろ聞いたところ、全くそんな課題はないのだというお話を聞かせていただいた経験があるものですから、固定化してしまうというのはいかにも日本人的なところがあるのかもしれませんが、そうならないようにいろいろ取り組んでいくのではないかと期待はしているところです。

（財政企画課長）

ご懸念はごもっともな部分で、他の自治体や民間企業でも、やはり単純にフリーアドレス制を導入した後に、座る場所がいつも同じ場所だとか、いつも仲の良い方と隣同士だとか、そういった事例があるというのは聞いたことがあります。そういったところでは、毎日朝にくじ引きや抽選で席を決めているという例もあります。

そこで一番重要なのは、何のために導入しているかというところだと思います。あくまでも目的があってフリーアドレス制を導入するわけで、このフリーアドレス制というのは、例えば今日たまたまAさんと打ち合わせの予定があればその方と隣同士、向かい合わせ同士でいればその場所で打ち合わせができるといった形で、常に自分の仕事、その日の自分の仕事に合わせて席をそれぞれ決めていくということになっていけば、おのずと毎日違う場所に座るということになってこようかと思います。きちんと目的というのを意識しながら実施をしていきたいと考えています。

 

（10）ペーパーレス化の推進について具体的な取り組みを伺う

書類が大変多い職場ですけれど、担当局から説明してください。

(財政企画課長)

今回フリーアドレス制、固定席を廃止するといったときに一つ大きく重要なところが、紙の量を減らすということだと思っています。どうしても今現在の固定的な席ですと、個人が持っている書類、それぞれ抱えているものが非常に多くて必然的に場所が固定される形になります。逆の言い方をすると紙をなるべく無くすこと、紙を持っていたとしても自分の席ではなく、キャビネットや書庫の方にきちんと入れることを徹底することによって、非常に人自体が身軽になりますので、フリーアドレス制が可能になると考えています。

先ほど市長からもありましたように、紙が非常に多い職場です。例えば重複して持っているような書類については、きちんと全部整理をして廃棄するというのを現在進めていまして、極力紙をなくして今持っている紙を少なくするということ、これから新たに出てくる紙も極力発生させないというところを徹底して、ペーパーレスを図っていきたいと考えています。

 

（11）パソコンのネットワーク環境や固定電話などハード面の整備について伺う

（財政企画課長）

ただ今ご質問のありましたハード面ですが、本庁舎ですと各職員が端末をそれぞれ持っています。現在は有線のLANケーブルで接続している状態で、本来であればこれを無線化することができれば、よりその自由度は高まるということです。ただし大きな課題がありまして、やはり自治体として個人情報等を多く扱っているという状況があり、そのセキュリティをかなり高くしなくてはならないという観点から、今は有線でやっています。

この庁舎、ある程度人が自由に出入りできるという前提の建物の中で、そのセキュリティをどのように確保できるかというところが解決できれば、無線化ということも可能だと思うのですが、今回そこまでは整理が至っておりませんので無線化はしていません。現実的には有線ですけれども、LANケーブルを抜き差しするということは可能ですので、抜き差しを毎回するということで今回は対応していきたいと考えています。

電話についても同じです。あくまで内線電話ということで転送すればつながりますので、少し手間はかかるのですがそういったことで対応していきたいと。そのあたりについてはおそらく新しい庁舎になれば、より効果的な手法が何になるのかコスト面も含めて検討した上で導入の方法を検討していくということになろうかと思います。